高�；�建管理信息系統用戶(hù)需求分析研究

■ 任瑩

（清華大學(xué)， 北京100084）

[摘要] 需求分析是管理信息系統開(kāi)發(fā)過(guò)程中最重要的一個(gè)環(huán)節。管理信息系統開(kāi)發(fā)的成功與否在很大程度上取決于需求分析的質(zhì)量。以清華大學(xué)基建管理信息系統開(kāi)發(fā)過(guò)程為例，對用戶(hù)需求分析的步驟、開(kāi)發(fā)思路以及分析方法進(jìn)行深入研究，以建立滿(mǎn)足用戶(hù)需求的管理信息系統。

[關(guān)鍵詞] 高校;基建管理；用戶(hù)需求分析；管理信息系統

[中圖分類(lèi)號] F407.9 [文獻標識碼] B [文章編號] 1002-851X（2012）05-0082-04

 

1 前言

信息化管理已成為提高高�；�建管理水平的重要手��。但目前絕大多數高校的基建管理信息系統仍處于探索階段，開(kāi)發(fā)成功率較低，由于開(kāi)發(fā)過(guò)程中需求分析是最重要且最困難的一個(gè)環(huán)節，本文以清華大學(xué)基建管理信息系統開(kāi)發(fā)為例，從初期系統開(kāi)發(fā)方式的選擇及開(kāi)發(fā)組織模式的建立入手，著(zhù)重描述用戶(hù)需求分析的步驟和核心環(huán)節，對其中的用戶(hù)需求分析環(huán)節進(jìn)行深入研究，并通過(guò)基建管理信息系統的實(shí)際應用對所獲得的需求分析成果加以驗證。期望能為國內其他高校提供參考。

 

2 開(kāi)發(fā)方式的選擇及開(kāi)發(fā)組織模式的建立

在管理信息系統的開(kāi)發(fā)初期，首先應確定開(kāi)發(fā)方式及組織模式，它們既是系統開(kāi)發(fā)初期的重要任務(wù)也是系統需求分析的基礎。

2.1 清華大學(xué)基建管理信息系統開(kāi)發(fā)方式的選擇

目前主要的開(kāi)發(fā)方式分別為自行開(kāi)發(fā)、委托開(kāi)發(fā)、聯(lián)合開(kāi)發(fā)、購買(mǎi)現成軟件[1]。這四種開(kāi)發(fā)方式各有其優(yōu)點(diǎn)和不足，基建管理信息系統的開(kāi)發(fā)方式的選擇，應根據基建管理部門(mén)的自身特點(diǎn)和要求而定，主要考慮的因素包括：開(kāi)發(fā)時(shí)間、開(kāi)發(fā)費用、系統維護、用戶(hù)對開(kāi)發(fā)系統的技術(shù)要求、用戶(hù)的系統分析和設計能力、是否具有水平較高的軟件編程人員、用戶(hù)可接受的開(kāi)發(fā)風(fēng)險等[2]。

清華大學(xué)基建管理部門(mén)通過(guò)對自身條件及實(shí)際情況進(jìn)行分析發(fā)現，本單位人員系統開(kāi)發(fā)專(zhuān)業(yè)技術(shù)力量較弱，不適合自行開(kāi)發(fā)。由于正逢清華大學(xué)百年校慶準備階段，大批建設項目即將陸續啟動(dòng)，希望百年校慶工程在建設過(guò)程中能夠實(shí)現信息化管理，因此系統開(kāi)發(fā)時(shí)間緊迫，加之開(kāi)發(fā)費用相對有限，只能選擇購買(mǎi)現成軟件，但現成軟件雖然能夠滿(mǎn)足節省時(shí)間和費用的要求，但卻存在專(zhuān)用性差等問(wèn)題。經(jīng)綜合考量后，學(xué)�；�建管理部門(mén)最終決定，在購買(mǎi)現成軟件的基礎上以聯(lián)合開(kāi)發(fā)的模式建立基建管理信息系統。

2.2 清華大學(xué)基建管理信息系統開(kāi)發(fā)的組織模式

決定軟件開(kāi)發(fā)成敗的關(guān)鍵性因素分別為用戶(hù)在軟件開(kāi)發(fā)過(guò)程中的參與程度、軟件使用單位“一把手”對軟件開(kāi)發(fā)事宜的重視與支持程度，以及用戶(hù)對自身需求的說(shuō)明是否清晰準確[3]。而在實(shí)際開(kāi)發(fā)過(guò)程中，最常見(jiàn)的影響因素則是軟件公司開(kāi)發(fā)人員與用戶(hù)溝通方面的問(wèn)題。針對這些關(guān)鍵因素，為提高管理信息系統開(kāi)發(fā)的成功率，確定了清華大學(xué)基建管理信息系統開(kāi)發(fā)的組織模式。

 

 

3 系統目標分析

在確定系統開(kāi)發(fā)方式及開(kāi)發(fā)組織模式的基礎上，用戶(hù)需求分析首先應通過(guò)對系統用戶(hù)的組織機構、職能域及業(yè)務(wù)進(jìn)行分析，得出系統開(kāi)發(fā)目標。

3.1 組織機構分析

理清組織機構，就意味著(zhù)抓住了組織的主脈，順著(zhù)這一脈絡(luò )延伸，可以更好地了解組織中存在的各種問(wèn)題。

清華大學(xué)基建管理組織機構以處務(wù)會(huì )為最高領(lǐng)導機構，負責對基本建設工程項目實(shí)施的管理、指導、決策�；�建管理部門(mén)根據工程項目的特點(diǎn)，推行弱矩陣式項目管理模式，即成立項目管理部，行使工程實(shí)施過(guò)程中具體的組織和管理職能，處里的其他各科室主要設置為綜合辦、規劃室、工程前期科、合同管理科、造價(jià)管理科、材料科、總工辦、工程建設科，按其職能分工，與項目管理部協(xié)調做好工程項目實(shí)施階段相關(guān)的業(yè)務(wù)工作。

3.2 職能域分析

組織職能是為實(shí)現組織的管理目標，被賦予的職責和功能。一個(gè)職能域描述組織某一方面的職能。通過(guò)職能域的劃分，可以有效地將不同職能進(jìn)行優(yōu)化組合。清華大學(xué)基建管理部門(mén)的工作分為六個(gè)職能域，分別是：投資控制與造價(jià)管理、合同管理、招投標管理、材料與設備管理、項目進(jìn)度管理、信息傳遞與文檔管理。確定職能域后，可通過(guò)對職能域中所含業(yè)務(wù)及其流程進(jìn)一步研究，更加詳細地了解組織中存在的問(wèn)題。

3.3 業(yè)務(wù)分析

業(yè)務(wù)分析主要分為三個(gè)步驟：確定主要業(yè)務(wù)、業(yè)務(wù)與機構分析、業(yè)務(wù)流程分析。

3.3.1 主要業(yè)務(wù)確定

清華大學(xué)基建管理部門(mén)的做法是：以六個(gè)職能域為基礎，分別對每個(gè)職能域中所包含的業(yè)務(wù)進(jìn)行深入分析，匯總成業(yè)務(wù)明細表，見(jiàn)表1。

3.3.2 業(yè)務(wù)與機構分析

業(yè)務(wù)一般分屬于一個(gè)部門(mén)或多個(gè)部門(mén)，因此需要分析各業(yè)務(wù)所涉及部門(mén)，以便分析業(yè)務(wù)的功能和業(yè)務(wù)流程。主要業(yè)務(wù)與項目部和各科室之間的關(guān)系，見(jiàn)表2。

 

 

3.3.3 主要業(yè)務(wù)流程分析

業(yè)務(wù)流程的分析是業(yè)務(wù)分析的重要內容之一，在當代管理信息系統的開(kāi)發(fā)過(guò)程中，對組織原有業(yè)務(wù)流程的分析是需求分析的重要基礎。本文以合同付款業(yè)務(wù)流程為例，對清華大學(xué)基建管理部門(mén)所涉及的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行描述及分析。

 

 

3.4 系統目標的確定

清華大學(xué)基建管理信息系統開(kāi)發(fā)以項目管理為核心，以掌握項目主要環(huán)節進(jìn)度、控制項目成本、提高工作效率和管理效果為總目標，對從項目前期報批、招投標管理、合同及執行管理、材料設備管理，到施工與驗收管理、工程決算的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行全面的掌握與控制。在這一過(guò)程中，需將文檔、數據的產(chǎn)生與管理融匯其中。

通過(guò)管理信息系統的應用實(shí)現基建項目的高效管理，使相關(guān)人員業(yè)務(wù)處理清晰、信息共享、溝通便捷、數據精確、控制嚴謹，決策有據，最終達到建設管理的科學(xué)化、現代化、規范化。

 

4 詳細用戶(hù)需求分析與用戶(hù)需求分析報告

在明確系統開(kāi)發(fā)目標的基礎上確定系統的需求結構，并對需求結構中的各個(gè)需求單元進(jìn)行詳細的用戶(hù)需求分析，最終形成用戶(hù)需求分析報告。

4.1 需求結構分析

管理信息系統的需求結構分析是根據管理信息系統的目標、職能域及需求的相關(guān)性，從總體上把管理信息系統需求劃分為多個(gè)部分，每個(gè)部分稱(chēng)為一個(gè)需求單元，由這些需求單元構成管理信息系統的需求框架。

清華大學(xué)基建管理的六個(gè)職能域分別對應了需求結構中的六個(gè)需求單元。

 

 

4.2 詳細用戶(hù)需求分析過(guò)程

詳細用戶(hù)需求分析主要分為以下三個(gè)步驟：

4.2.1 系統需求獲取

對管理信息系統需求結構劃分的六個(gè)需求單元逐一進(jìn)行需求獲取，而獲取過(guò)程中最重要的一項技術(shù)則是信息采集。信息系統所要采集的信息從內容上大致可分為四類(lèi)：有關(guān)組織的信息、有關(guān)組織成員方面的信息、有關(guān)工作方面的信息、有關(guān)工作環(huán)境方面的信息。清華大學(xué)基建管理部門(mén)系統建設小組按照上述分類(lèi)，通過(guò)查閱工作文檔及工作流程、開(kāi)展小范圍訪(fǎng)談、召開(kāi)小組會(huì )議、初步形成需求文檔，與軟件公司溝通，建立原型系統等步驟，完成需求獲取任務(wù)。

4.2.2 需求分類(lèi)分析

系統建設小組通過(guò)多種方式獲得了大量的需求，而這些需求必須經(jīng)過(guò)分析整理才能應用于系統開(kāi)發(fā)。在整理過(guò)程中發(fā)現存在以下問(wèn)題：第一，不同科室、項目部的需求重復，很多不同部門(mén)提出的需求具有相當程度的相似性；第二，各需求之間缺乏連續性，由于在需求調研過(guò)程中被調查者大多無(wú)法從全局考慮問(wèn)題，只是站在自己的立場(chǎng)或自己科室的角度提出需求，無(wú)法從這些需求中體現出科室間的業(yè)務(wù)流程關(guān)聯(lián)性與連續性；第三，需求描述相對模糊，不夠清晰。

為解決上述問(wèn)題，系統建設小組通過(guò)分類(lèi)的方式對已獲取需求進(jìn)行整理。合理的分類(lèi)模式可以將重復的同類(lèi)需求進(jìn)行合并，可以體現出不同部門(mén)之間需求的關(guān)聯(lián)性及不同階段需求的連續性。此外，對于表述模糊、片面的需求也可以通過(guò)分類(lèi)的方式對其進(jìn)行進(jìn)一步明確。根據需求的類(lèi)型不同將其劃分為輸入類(lèi)需求、查詢(xún)類(lèi)需求、關(guān)聯(lián)類(lèi)需求和系統自動(dòng)計算類(lèi)需求四大類(lèi)。

輸入類(lèi)需求主要是指需錄入系統的內容，例如項目進(jìn)度計劃及實(shí)際進(jìn)度情況的錄入、項目招投標的過(guò)程及結果文件的錄入、項目目標成本及實(shí)時(shí)成本、項目合同的內容及合同付款的記錄等。輸入類(lèi)需求不僅是所有需求中數量最多的一項，而且是其他各類(lèi)需求實(shí)現的基礎，其重要性不言而喻。此類(lèi)需求的實(shí)現程度將直接影響到其他需求的實(shí)現，做好輸入類(lèi)需求的整理與匯總工作將為系統功能的實(shí)現打下一個(gè)堅實(shí)基礎。

查詢(xún)類(lèi)需求主要是，用戶(hù)希望通過(guò)管理信息系統的查詢(xún)功能來(lái)實(shí)現所有項目過(guò)程與結果資料的實(shí)時(shí)查詢(xún)及項目之間信息比較的需求。查詢(xún)類(lèi)需求根據用戶(hù)需求的不同可分為重視過(guò)程和重視結果兩類(lèi)。例如，項目進(jìn)度查詢(xún)是用戶(hù)希望通過(guò)系統，可以足不出戶(hù)實(shí)時(shí)查詢(xún)項目的進(jìn)展情況。因此，系統不僅僅顯示未完成或完成狀態(tài)，還應該能夠顯示完成的程度，以便查詢(xún)者可以事先把握完成進(jìn)度，真正做到查詢(xún)的實(shí)時(shí)性，這類(lèi)需求即屬于重視過(guò)程的查詢(xún)需求。重視結果類(lèi)查詢(xún)需求通常對于過(guò)程并不需要實(shí)時(shí)跟蹤，更大的要求是希望能夠通過(guò)系統自動(dòng)生成各種表格，便于分析比對，把握項目的全局，如成本對比表、招標信息表、材料信息庫的查詢(xún)等。通過(guò)對查詢(xún)類(lèi)需求的整理并按其不同要求分類(lèi)，有利于系統開(kāi)發(fā)過(guò)程中對上述需求更好的實(shí)現。

由于任何一個(gè)部門(mén)的職能都并非獨立存在，而是通過(guò)各種業(yè)務(wù)流程緊密地聯(lián)系在一起。因此，各個(gè)部門(mén)所提出的需求是相互關(guān)聯(lián)、相互制約的，這樣的需求可將其稱(chēng)為關(guān)聯(lián)類(lèi)需求。在歸納與整理此類(lèi)需求時(shí)，可以將獨立的需求根據業(yè)務(wù)流程進(jìn)行關(guān)聯(lián)。與此同時(shí)，還可以將不同用戶(hù)提出的重復性需求加以排除，使需求更加簡(jiǎn)潔、清晰。

計算類(lèi)需求是指用戶(hù)希望通過(guò)系統自動(dòng)對項目數據進(jìn)行整合、計算、處理的這一類(lèi)需求。因借助系統自動(dòng)計算生成數據減少了對數據人工計算的過(guò)程，從而進(jìn)一步提高了數據的準確性。對于此類(lèi)需求，主要是需將用戶(hù)提出的計算類(lèi)需求轉化成各類(lèi)計算公式，以便在系統開(kāi)發(fā)過(guò)程將其嵌入系統并形成先進(jìn)的項目管理數學(xué)模型，對基建項目的多方面數據進(jìn)行處理匯總分析，為決策層提供更有力的決策依據。

4.2.3 用戶(hù)權限分析

每個(gè)系統都不可避免的會(huì )涉及到權限劃分的問(wèn)題，系統的使用者越多，使用者的職責或分工越復雜，權限劃分也就越復雜。為了加強清華大學(xué)基建管理信息系統的安全管理，保障系統正常、安全使用及各種信息數據的保密性，系統應對所有使用者進(jìn)行權限劃分。明確各使用者的權限是用戶(hù)需求分析階段十分必要且重要的一個(gè)環(huán)節。

系統建設小組按照上述分析的業(yè)務(wù)層級，將每個(gè)業(yè)務(wù)層級細分為一個(gè)或幾個(gè)子項，再根據各科室及項目部的角色、崗位職責，為其分配系統功能及相關(guān)數據的權限，并通過(guò)《清華大學(xué)基建管理部門(mén)管理信息系統權限劃分一覽表》簡(jiǎn)明、直觀(guān)地表現出來(lái)。隨著(zhù)管理信息系統建設的逐步深入，權限劃分的工作將由科室或項目部細化到科室中的每個(gè)人或某個(gè)項目部�？梢愿鶕�各使用人員的角色、崗位職責和所屬項目，為其分配系統功能的權限和相關(guān)的數據權限。業(yè)務(wù)層級上的劃分也將繼續分解，甚至可以細化到某一個(gè)合同的錄入或者某一個(gè)資料編寫(xiě)、查詢(xún)的權限。

4.3 詳細用戶(hù)需求分析成果

獲取的需求經(jīng)過(guò)分類(lèi)后，要使其能夠直接適用于系統開(kāi)發(fā)還需對其進(jìn)一步分析整理。首先，將各類(lèi)需求根據需求結構中其所屬的需求單元進(jìn)行歸納；其次，根據整體業(yè)務(wù)流程及業(yè)務(wù)的關(guān)聯(lián)性，從全局角度對各需求單元內的需求進(jìn)行串、并聯(lián)整理。對上述需求按需求單元進(jìn)行詳細功能描述即可得到用戶(hù)需求分析結果。例如，對于合同管理需求單元中的合同付款的詳細需求描述，為合同管理科付款審核人員根據付款申請單及系統中的項目進(jìn)度按照對應項目及付款有無(wú)合同輸入相關(guān)信息，若有合同，輸入合同編號等內容。在輸入過(guò)程中系統自動(dòng)提示合同累積付款金額、付款比例、未付款金額、項目累計投資金額。另外，在合同執行過(guò)程中，能通過(guò)幾個(gè)階段（驗貨、驗收、審核、審計等）的進(jìn)展情況控制合同付款進(jìn)度，付款操作需先由造價(jià)管理科對項目部錄入的工程洽商、施工單位報送的結算數據、初步審核數據及結算審計結果錄入系統，當系統中顯示造價(jià)管理科已復核完畢后，合同管理科方可進(jìn)行合同付款操作。操作完成后由財務(wù)人員對付款情況進(jìn)行復核，復核后不得修改，需修改由復核人取消復核。若錄入時(shí)合同分類(lèi)金額超過(guò)經(jīng)處務(wù)會(huì )批準的項目計劃書(shū)分類(lèi)金額，系統不能通過(guò)，除非項目部通過(guò)報告形式通過(guò)處務(wù)會(huì )批準，方能由系統管理員放行。系統最終可根據合同所有輸入信息自動(dòng)生成不同角度、層次的合同報表，動(dòng)態(tài)反映合同執行情況。

4.4 用戶(hù)需求分析報告

用戶(hù)需求分析報告是需求分析階段的總結性文檔之一，面向對象主要是系統的用戶(hù)。用戶(hù)需求分析報告一般包括系統概述、用戶(hù)需求、數據調查及分析、運行環(huán)境的規定等內容。軟件公司通過(guò)對系統用戶(hù)需求分析過(guò)程的所有成果文檔的歸納與總結，最終編寫(xiě)完成了清華大學(xué)基建管理信息系統用戶(hù)需求分析報告。

 

5 用戶(hù)需求分析的實(shí)現與驗證

根據用戶(hù)需求分析報告，最終由軟件公司初步建立了清華大學(xué)基建管理信息系統，通過(guò)系統的試運行對用戶(hù)需求分析成果的實(shí)現程度進(jìn)行驗證。通過(guò)驗證表明，該系統已基本滿(mǎn)足了用戶(hù)需求分析過(guò)程中所獲取的絕大部分需求，僅有個(gè)別需求在系統中未能實(shí)現或未能完全實(shí)現。

通過(guò)驗證，對系統未實(shí)現或未能完全實(shí)現的需求，將通過(guò)對系統的繼續改進(jìn)逐步實(shí)現。具體方法為，將上述需求根據需求的迫切程度劃分為三個(gè)優(yōu)先等級，分別選擇不同的方式加以改進(jìn)。第一，必要性需求———屬于需求優(yōu)先級的第一個(gè)等級，此類(lèi)需求若無(wú)法實(shí)現將直接影響整個(gè)系統的使用。對于此類(lèi)需求，必須嚴格按照需求分析報告及用戶(hù)意圖加以實(shí)現；第二，可變性需求———屬于需求優(yōu)先級的第二個(gè)等級，此類(lèi)需求如無(wú)法實(shí)現會(huì )直接影響系統的易用性，但不會(huì )影響系統整體的使用。對于此類(lèi)需求，可以通過(guò)變通的方式加以實(shí)現；第三，潛在性需求———屬于系統需求優(yōu)先級的第三個(gè)等級，此類(lèi)需求如無(wú)法實(shí)現，既不會(huì )影響系統的使用也不會(huì )對系統的易用性產(chǎn)生較大影響，但從系統長(cháng)遠發(fā)展有一定的潛在需求。對于此類(lèi)需求，無(wú)需在近期系統中實(shí)現，可作為系統遠期發(fā)展的需求之一。

 

6 結語(yǔ)

本文以清華大學(xué)基建管理信息系統開(kāi)發(fā)過(guò)程為例，針對用戶(hù)需求分析環(huán)節進(jìn)行研究，對所獲得研究成果通過(guò)基建管理信息系統的實(shí)際應用加以驗證。望能為國內其他高校的基建管理信息建設提供參考，加快推動(dòng)國內高�；�建管理的信息化進(jìn)程。蕢

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