項目范圍管理經(jīng)驗分享

項目中哪些該做，哪些不該做，做到什么程度，都是由“范圍管理”來(lái)決定的。做過(guò)項目的人可能都會(huì )有這樣的經(jīng)歷：一個(gè)項目做了很久，感覺(jué)總是做不完，就像一個(gè)“無(wú)底洞”。實(shí)際上，這里就涉及“范圍管理”。那么，到底什么是“范圍管理”，請跟我們一塊來(lái)揭開(kāi)謎底。幾年前，我和一位同事在外地共同參與一個(gè)軟件項目的開(kāi)發(fā)。項目本身并不算很大，開(kāi)始的需求調研進(jìn)行了很長(cháng)時(shí)間，期間不但幾乎拜訪(fǎng)了所有部門(mén)，還與用戶(hù)反復討論，征求意見(jiàn)，需求文檔幾易其稿。即便這樣仍然有許多不確定因素，搞得人心煩意亂。當時(shí)我牢騷很多，總覺(jué)得又花時(shí)間似乎還沒(méi)真正做事。

我的同事經(jīng)驗比較豐富，他給我說(shuō)了一個(gè)他自己的親身經(jīng)歷。那時(shí)候他在深圳參與一個(gè)證券項目，當時(shí)軟件開(kāi)發(fā)管理非常不規范，基本上是了解需求后就編程序，根本沒(méi)有太多的交流，需求文檔就更沒(méi)有了。系統開(kāi)發(fā)出以后，用戶(hù)不斷提出新需求。每天追著(zhù)開(kāi)發(fā)人員解決問(wèn)題，項目實(shí)際是一個(gè)無(wú)底洞，沒(méi)完沒(méi)了地往下做，按他的說(shuō)法是項目成員“肥的拖瘦，瘦的拖死”，實(shí)在做不下去只能跑了。

這個(gè)故事剛聽(tīng)起來(lái)感覺(jué)非�？尚�，當我自己真正做項目負責人時(shí)才體會(huì )到這其實(shí)是一個(gè)項目范圍管理的問(wèn)題。上面提到我所參與的項目中花費大量時(shí)間用于需求調研也是為了確定項目范圍。作為一個(gè)合格的項目經(jīng)理，切記要準確控制好項目范圍。孫子兵法中提到“知己知彼，百戰不殆”，在一個(gè)項目中我們應該知道對方需要什么，自己要做什么，這是項目成功的基礎所在。那么，首先要明確的是項目范圍管理中的范圍是如何定義的?

1、什么是范圍?

我們知道項目是為完成產(chǎn)品或服務(wù)所做的一次性努力。因此在這里，范圍的概念包含兩方面，一個(gè)是產(chǎn)品范圍，即產(chǎn)品或服務(wù)所包含的特征或功能，另一個(gè)是項目范圍，即為交付具有規定特征和功能的產(chǎn)品或服務(wù)所必須完成的工作。在確定范圍時(shí)首先要確定最終產(chǎn)生的是什么，它具有哪些可清晰界定的特性。要注意的是特性必須要清晰，以認可的形式表達出來(lái)，比如文字、圖表或某種標準，能被項目參與人理解，絕不能含含糊糊、模棱兩可，在此基礎之上才能進(jìn)一步明確需要做什么工作才能產(chǎn)生所需要的產(chǎn)品。也就是說(shuō)產(chǎn)品范圍決定項目范圍。

舉例說(shuō)明可能會(huì )更好理解一些。假設你在一家培訓公司做培訓專(zhuān)員，負責組織一次PMP(美國項目管理專(zhuān)業(yè)人員認證)考前培訓。那么我們完全可以把這項工作當成一個(gè)項目來(lái)管理，如何確定產(chǎn)品范圍和項目范圍呢?培訓產(chǎn)生的不是有形的產(chǎn)品，而是無(wú)形的服務(wù)。組織PMP考前培訓的目的是講授項目管理體系基礎知識，提高學(xué)員的項目管理理論水平，為參加PMP考試做準備，這就是產(chǎn)品范圍。如果學(xué)員突然提出想獲得如何提高企業(yè)核心競爭力的知識，很明顯此內容不在本項目的產(chǎn)品范圍之內。有了明確的產(chǎn)品范圍，接下來(lái)就可以確定為達到這個(gè)目的需要做哪些工作，即項目范圍。首先要聘請知名的項目管理權威專(zhuān)家，擬訂授課內容，根據授課內容準備學(xué)員教材，聯(lián)絡(luò )舒適的培訓地點(diǎn)，安排好學(xué)員食宿。開(kāi)始培訓也并非萬(wàn)事大吉，每天都要與學(xué)員交流，聽(tīng)取他們的意見(jiàn)并反饋給老師，甚至學(xué)員的日常起居都要過(guò)問(wèn)。由于PMP考試是英文試題，而模擬習題都是中文，假設某些學(xué)員希望講解一些英文題以避免翻譯帶來(lái)的理解偏差，這時(shí)老師就要多講一些內容，產(chǎn)品范圍有所擴大，但從總的培訓目標看是合理的。

2、如何做好范圍管理?

范圍管理保證項目包含了所有要做的工作而且只包含要求的工作，它主要涉及定義并控制哪些是項目范疇內的，哪些不是。范圍管理的基本內容包括：項目啟動(dòng)、范圍計劃編制、范圍核實(shí)、范圍變更控制等等。以下所討論的是其中比較重要的部分�！肮�欲善其��，必先利其器”。一個(gè)項目經(jīng)理要想真正管理好項目范圍，沒(méi)有必要的技術(shù)和方法是肯定不行的。國外曾經(jīng)有人對項目失敗原因進(jìn)行調查，其中計劃被放到了首位，可見(jiàn)它在項目管理中的重要性。

我們這里首先強調的就是周密地做好范圍計劃編制。范圍計劃編制是將產(chǎn)生項目產(chǎn)品所需進(jìn)行的項目工作(項目范圍)漸進(jìn)明細和歸檔的過(guò)程。做范圍計劃編制工作是需要參考很多信息的，比如產(chǎn)品描述，首先要清楚最終產(chǎn)品的定義才能規劃要做的工作，項目章程(典型的例子是合同)也是非常主要的依據，通常它對項目范圍已經(jīng)有了粗線(xiàn)條的約定，范圍計劃在此基礎上進(jìn)一步深入和細化。范圍管理計劃是描述項目范圍如何進(jìn)行管理，項目范圍怎樣變化才能與項目要求相一致等問(wèn)題的。它也應該包括一個(gè)對項目范圍預期的穩定而進(jìn)行的評估(比如：怎樣變化、變化頻率如何及變化了多少)。范圍管理計劃也應該包括對變化范圍怎樣確定，變化應歸為哪一類(lèi)(當產(chǎn)品特征仍在被詳細描述的時(shí)候，做到這點(diǎn)特別困難，但絕對必要)等問(wèn)題的清楚描述。

范圍計劃中究竟應該包含哪些內容呢?不同的計劃詳盡程度自然不一樣，其中范圍說(shuō)明和范圍管理計劃必須包含在范圍說(shuō)明在項目參與人之間確認或建立了一個(gè)項目范圍的共識，作為未來(lái)項目決策的文檔基準。任何沒(méi)有明確要求的結果，都意味著(zhù)它在項目可交付成果之外;項目目標是要考慮到項目的成功性，至少要包括成本、進(jìn)度表和質(zhì)量檢測。項目目標應該有標志(如：成本、單位)和絕對的或相對的價(jià)值(如：少于150萬(wàn)美元等)。不可量化的目標(如：“客戶(hù)的滿(mǎn)意程度”)要承擔很高的風(fēng)險。

范圍說(shuō)明中至少要說(shuō)明項目論證、項目產(chǎn)品、項目可交付成果和項目目標。項目論證是商家的既定目標，要為估算未來(lái)的得失提供基礎;項目產(chǎn)品是產(chǎn)品說(shuō)明的簡(jiǎn)要概況;項目可交付成果一般要列一個(gè)子產(chǎn)品級別概括表，如：為一個(gè)軟件開(kāi)發(fā)項目設置的主要可交付成果可能包括程序代碼、工作手冊、人機交互學(xué)習程序等。