企業(yè)內部如何做好項目范圍管理？

企業(yè)內部實(shí)施項目，是指在公司內部推廣公司自己開(kāi)發(fā)的系統。所謂項目范圍管理，是指產(chǎn)生項目產(chǎn)品所包括的所以工作及產(chǎn)生這些產(chǎn)品所用的過(guò)程。在企業(yè)內部實(shí)施項目這類(lèi)項目中，由于內部員工的關(guān)系密切，所以很難管理的就是項目范圍，經(jīng)常是沒(méi)有明確的范圍，而且范圍不停地擴大，最終是項目組和業(yè)務(wù)單位都無(wú)法忍受了，只好宣傳實(shí)施失敗。項目干系人必須在項目要產(chǎn)生什么樣的產(chǎn)品方面達成共識，也要在如何生產(chǎn)這些產(chǎn)品方面達成一定的共識。項目范圍管理過(guò)程中用于確保項目組和項目干系人對作為項目結果的項目產(chǎn)品以及生產(chǎn)這些產(chǎn)品所用到的過(guò)程有一個(gè)共同的理解。

本文從兩個(gè)真實(shí)的案例開(kāi)始。第一個(gè)案例，是一個(gè)報表定期推送的產(chǎn)品，即定期生成統計報表，然后通過(guò)郵件的方式直接推送給相關(guān)的用戶(hù)。這個(gè)產(chǎn)品，項目組內部經(jīng)過(guò)了多次的調研，獲得到了真實(shí)的需求，產(chǎn)品開(kāi)發(fā)完成后，內部試運行了一段時(shí)間，且相關(guān)的培訓文檔和 實(shí)施推廣流程都定好了之后，才在各單位進(jìn)行推廣。這次推廣實(shí)施的效率很高，基本上每?jì)芍芫屯瓿梢粋�(gè)單位的實(shí)施，且用戶(hù)反饋很好。第二個(gè)案例，還是與報表相關(guān)，是09年項目組內部基于一個(gè)管理理念，開(kāi)了一套分析報表。剛開(kāi)發(fā)出來(lái)時(shí)，為了想加快這套分析報表的成熟和推廣，因此首先選了一個(gè)關(guān)系不錯的單位做試點(diǎn)，想通過(guò)該單位使用，創(chuàng )建一個(gè)樣板，然后在公司全面推廣。愿望是美好的，而現實(shí)總是沒(méi)有愿望那么美好。這套分析報表的理念，與該單位的管理思路不一致，更要命的是，項目組和該試點(diǎn)單位，都對這個(gè)報表產(chǎn)品沒(méi)有一個(gè)清晰的愿景。于是，項目實(shí)施的過(guò)程，就是重復著(zhù)“項目組修改-用戶(hù)驗證-不滿(mǎn)意再修改-再驗證”。之前預計一個(gè)月的實(shí)施周期，結果實(shí)施了一年后還看不到結束的跡象，最后只好宣告失敗，以終止該實(shí)施項目。在這個(gè)過(guò)程，項目組正常的產(chǎn)品開(kāi)發(fā)受到影響，而用戶(hù)的正常月度考核指標，也不同程度的受到了影響。

以上兩個(gè)案例，筆者都全程參與了，因此在最近的復盤(pán)會(huì )議上，項目組一致認為，一個(gè)成功的實(shí)施項目，應該要有以下個(gè)要素：第一：練內功：實(shí)施推廣的產(chǎn)品，要有核心的價(jià)值，給用戶(hù)帶來(lái)的實(shí)實(shí)在在的收益。首先，要有拿得出手的東西，能切實(shí)給用戶(hù)還帶來(lái)價(jià)值，或者是解決用戶(hù)當前重要或緊急的問(wèn)題。當有了這樣一個(gè)核心價(jià)值，那么，即使提優(yōu)化或修改，也會(huì )圍繞著(zhù)核心價(jià)值這個(gè)中心來(lái)來(lái)進(jìn)行。需要克服的是，不要認為是在公司內部，大家可以互相理解，東西差一點(diǎn)，也就將就著(zhù)用，再說(shuō)是實(shí)施嘛，肯定要有修改。第一個(gè)案例中，大家開(kāi)始的心態(tài)就是這樣，到了最后，覺(jué)得“理解”的成本實(shí)在太高，高到無(wú)法接受了。

第二：說(shuō)丑話(huà)：明確實(shí)施的范圍，讓用戶(hù)的期望回歸合理。對于IT系統這樣的產(chǎn)品，產(chǎn)品開(kāi)始使用后，可能存在或多或少的不足甚至是缺陷，因此在實(shí)施前，需與用戶(hù)確認哪些情況的修改項目組會(huì )響應，那些情況的修改，項目組不會(huì )考慮響應。當然在具體的表述，一般我們是從實(shí)施的目標說(shuō)起，說(shuō)這個(gè)主要是驗證該產(chǎn)品是否適合實(shí)施單位，因此只會(huì )響應哪一類(lèi)的修改請求。重點(diǎn)的一點(diǎn)，是要與實(shí)施單位明確：只要對實(shí)施的范圍達成了一致，才能啟動(dòng)實(shí)施過(guò)程，如果連范圍都確定不了，那么這個(gè)實(shí)施，基本上會(huì )是一個(gè)失敗的實(shí)施項目。對于失敗的項目，越早結束越好。另外，一開(kāi)始就明確這個(gè)范圍，那么用戶(hù)在提變更需求時(shí)，首先要過(guò)濾一下，看看是否該提，這樣一來(lái)，大大減少雙方的的溝通成本。

第三：定方案：確定實(shí)施方案，讓用戶(hù)心中有數。定方案，主要是指確定實(shí)施的步驟，以及在各步驟，需要被實(shí)施單位配置的事項、步驟準出的準則，通過(guò)這個(gè)實(shí)施方案，主要是明確項目組和被實(shí)施單位的職責，讓被實(shí)施的單位，做到心中有數。有了這樣一個(gè)理解一致的方案，項目組與實(shí)施單位溝通時(shí)也更容易，因為大家對整件事理解是一致了。從心理上來(lái)說(shuō)，人總是在追求一種安全感，如果讓用戶(hù)知道整個(gè)步驟，那么可以讓用戶(hù)感覺(jué)到，一切還是可控。

第四：CCB：業(yè)務(wù)單位和項目組是一家，控制蔓延最重要。實(shí)施過(guò)程中的例外情況，應該通過(guò)CCB會(huì )議的方式，大家一起來(lái)決策。CCB的成員構成，建議由實(shí)施項目的項目經(jīng)理、項目組核心成員、實(shí)施單位的領(lǐng)導和核心成員。通過(guò)CCB會(huì )議的方案，集體決策，讓實(shí)施單位融合到實(shí)施項目里來(lái)。在CCB會(huì )議，大家要緊扣項目目標，嚴格控制范圍。范圍蔓延，應該項目組和實(shí)施單位都要來(lái)控制的現象。 之所以要采用雙方CCB會(huì )議的方式，主要是避免以某單方面武斷的結論，引起另一方的不滿(mǎn)，從而在實(shí)施過(guò)程中，雙方不能形成合力。

以上提出的四要素均是基于良好的溝通做出的要求，企業(yè)內部的溝通直接影響到整個(gè)企業(yè)的發(fā)展， 由于企業(yè)內部實(shí)施項目的特殊性，在項目管理的各個(gè)環(huán)節均有各自的特點(diǎn)，在范圍管理方面，溝通最為關(guān)鍵，企業(yè)內部項目的范圍管理要引起重視。