項目管理的啟動(dòng)與要點(diǎn)

項目是公司生活的有機組成部分。簡(jiǎn)單的項目可能不需要規劃，所有的關(guān)鍵信息都存在你的腦海里就可以;相反，一個(gè)復雜的項目可能需要特殊的項目軟件，同時(shí)需要團隊進(jìn)程和時(shí)間表以便跟蹤。它可能是高科技含量的，也可能根本就不含任何技術(shù)。

“項目”是一個(gè)可大可小的詞，它可能是一項相當簡(jiǎn)單的活動(dòng)，比如為辦公樓所有的接待員配上新的個(gè)人電腦，也可能是一項很復雜的冒險活動(dòng)，例如開(kāi)發(fā)系統軟件或進(jìn)行系統升級，或者是一項有意義的龐大任務(wù)，如全公司采用ERP一個(gè)項目可能只有一個(gè)員工或者由來(lái)自不同公司的幾十人組成的團隊。

作為一位IT經(jīng)理，你的生活很可能被項目包圍雖然項目管理是一門(mén)復雜規范的管理科學(xué)(盡管有時(shí)它像一門(mén)藝術(shù)而不是科學(xué))，但你不需要所有的復雜的和規范的程序來(lái)運行一個(gè)成功的項目。下面的三個(gè)規律也許沒(méi)有道理可講，但是它們常常被證明是正確的：①沒(méi)有一個(gè)重要項目是按時(shí)、在預算內或者由啟動(dòng)者來(lái)完成的。②項目在完成95%之前進(jìn)展迅速，之后毫無(wú)進(jìn)展。③當事事進(jìn)展順利時(shí)，將會(huì )有問(wèn)題出現。

根據這三個(gè)不是規律的規律，我們可以得出這樣兩個(gè)推論。推論一：當事情不能再糟糕時(shí)，將有轉機。推論二：當事情順利時(shí)，是因為你忽視了某些問(wèn)題。項目管理的要點(diǎn)，項目管理(PM)成為一項正式學(xué)科并在今天的公司生活中廣泛存在。1、一個(gè)項目有5個(gè)要點(diǎn)需要你回答：目標、項目團隊的成員、時(shí)間、花費和公司里誰(shuí)將支持它。2、項目的大小和范圍有很大的不同，并且它們可能在人們毫無(wú)知覺(jué)的情況下啟動(dòng)，可能沒(méi)有正式的要求，沒(méi)有特定的預算，只有大概的完成日期。另一方面，要求、預算、完成日期可能是完全確定的。3、作為一位項目經(jīng)理最重要的任務(wù)是詳細說(shuō)明一個(gè)清楚的項目目標(或一系列目標)。在首先確認目標之前不要做任何事，讓團隊成員和項目贊助者一致同意項目的目標，并把它寫(xiě)下來(lái)。4、然后，為你的項目爭取幫助和贊助，你不能獨自一人做項目，你需要其他人的幫忙，可能是公司其他部門(mén)的人。5、在詳細說(shuō)明你的目標之后，你還需要詳細解釋達到目標需要的步驟，這些步驟被稱(chēng)為里程碑。

根據這些要點(diǎn)，你有5個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題需要得到答案：①項目的目標是什么?②誰(shuí)將是幫助我完成這個(gè)目標的項目團隊成員?③項目需要花多長(cháng)時(shí)間完成?④項目將要花多少錢(qián)?⑤其他還有誰(shuí)會(huì )支持這個(gè)項目?想清這些問(wèn)題后，就可以進(jìn)入啟動(dòng)項目階段了。

1、如何啟動(dòng)一個(gè)典型項目。最初項目可能缺乏細節，沒(méi)有花費、時(shí)間進(jìn)度或所需資源的架構。事實(shí)上，當這些問(wèn)題數字化時(shí)，項目已經(jīng)被扼殺了，因為它花的時(shí)間太長(cháng)了，要用太多的錢(qián)，或者需要很多員工。而一旦你有一個(gè)項目需要管理，不管你自己做或給別人來(lái)做，你的工作是好好管理它。顯然，不同規模的項目不能使用同樣的方法管理。在這里，我們假定我們有一個(gè)10人左右的項目團隊，項目將需要4～5個(gè)月時(shí)間。首先我們需要明確定義項目目標，因為這樣我們可以把目標作為成果，它將標志著(zhù)我們的項目已經(jīng)成功完成。項目的目標必須具有以下幾個(gè)重要特征：明確定義、項目相關(guān)重要人員一致同意(這個(gè)團隊可以包括那些不直接參與項目的人)、記錄下來(lái)。除了所考慮的其他問(wèn)題，我們首先應當確定目標，讓它一致通過(guò)，并記錄在案。

認真把你的項目目標與公司總體目標相比較。最好不要把你的部門(mén)或你自己看成一個(gè)孤島，而要把它看成組織的有機組成部分，使你的項目目標服從公司的總體目標。如果你的公司是汽車(chē)零配件商，你正要為公司安裝一套新的電話(huà)升級系統，公司里的許多人會(huì )想，他們?yōu)槭裁幢仨殠椭���，這項活動(dòng)如何幫助他們。你需要明確答復這些問(wèn)題。

在明確定義項目目標的同時(shí)，你需要認真考慮項目的正式贊助人�？赡苣愕睦习宀贾媒o你這個(gè)項目，你一定要清楚地告訴他你很快就需要他的幫助。如果你自己創(chuàng )建這個(gè)項目，在清楚地勾勒出它的目標后，要清楚地計算出你將從公司的其他人那里能得到多少幫助。你的項目可能正是公司總裁或其他高級管理人員的得意項目，如果是這樣的話(huà)，這樣的贊助和支持能極大地幫助你消除障礙。

2、項目里程碑的重要性。當確定了項目目標后，下一步就是確定項目的里程碑了。我們要清楚地了解達到目標需要做哪些事，需要將目標分解成一個(gè)個(gè)里程碑。這里不需要分得太細，但是應該將項目分解，以便于思考我們的項目團隊需要什么人，并且可能開(kāi)始擬訂一些遠景規劃，包括時(shí)間進(jìn)度、花費和其他資源。假如項目的目標是在公司的所有電腦上安裝升級的微軟Word軟件，而你在一個(gè)400人的公司工作，你需要認真計劃如何以及何時(shí)來(lái)完成這項任務(wù)。盡管部門(mén)以外的某些人認為這是一項簡(jiǎn)單的任務(wù)，但任何有IT經(jīng)驗的人都知道像這樣的一個(gè)升級項目要花很多時(shí)間和精力。你不僅要協(xié)調公司范圍內的Word的升級，你還要對給一個(gè)服務(wù)器安裝新的操作系統進(jìn)行監督，還參與購買(mǎi)全公司的電話(huà)系統，并為跨部門(mén)組合的團隊評估公司新的醫療福利體系。同時(shí)你工作的各個(gè)項目的每一位成員也都在為其他更多的項目工作。

深入理解項目這個(gè)概念，因為你和你的團隊成員完全可能同時(shí)卷入幾個(gè)項目，每一個(gè)規模都不同，每一個(gè)都在其周期的不同點(diǎn)，并且每一個(gè)都在爭資源，包括你的時(shí)間。在你確定里程碑時(shí)，你也應當指出項目的風(fēng)險，畢竟有一些事情可能會(huì )阻礙一個(gè)項目的成功，對于這些，你盡量預見(jiàn)到一些未知的風(fēng)險。